Angebote zur Kunststoff-Prüfung in Minutenschnelle erstellen

Kunststoff kommt in jeder denkbaren Form, Farbe und Funktion. Doch bevor ein Kunststoffprodukt die gewünschte Funktion erfüllen darf, muss es hinsichtlich diverser Normen geprüft werden. Die Labore kostet es jedoch Stunden, wenn nicht Tage, entsprechende Prüfangebote zu schreiben.

Der KIMW Prüf- und Analyse GmbH ist es gelungen, diese komplexen Normen und Vorgaben, auf die die Produkte geprüft werden müssen, in ein Online-Tool zu übersetzen. Das spart Zeit für das Labor sowie die Kundinnen und Kunden. Jörg Günther erläutert im Interview mit dem K-MAG, wie das Tool funktioniert.

Herr Günther, welches Problem adressiert Ihr neues Tool und wie funktioniert es?

Jörg Günther: Unser Tool kommt zur Anwendung, wenn ein Produkt aus Kunststoff hinsichtlich verschiedener Qualitätsaspekte geprüft werden muss. Wenn zum Beispiel Daimler ein neues Automodell entwickelt, muss jedes darin befindliche Teil geprüft werden – selbst der Radioknopf. Ist ein Unterlieferant für die Herstellung des Knopfes zuständig, so muss dieser auch dafür sorgen, dass diese Prüfungen von einem akkreditierten Labor wie unserem durchgeführt werden. Was geprüft werden muss, ist in Normen und Vorschriften festgehalten – und die sind durchaus komplex. 80 Einzelpositionen sind da keine Seltenheit.

Der Unterlieferant holt sich also bei dem Labor ein Prüfangebot ein und rechnet diese Kosten in die für das Produkt mit ein. Mit diversen Rückfragen stellen wir dabei fest, welche Prüfungen tatsächlich durchgeführt werden müssen. Daher dauert die Angebotserstellung zwischen einigen Stunden bis hin zu mehreren Tagen.

Hier setzt jetzt unser Tool an: Wir haben die textlichen Normen digital übersetzt, eine Datenbank erstellt und mit einem Online-Konfigurator in unseren Webshop integriert. Der Kunden kann diese Fragen, die wir normalerweise stellen würden, selbst beantworten und hat jetzt die Möglichkeit, sich jederzeit ein Angebot erstellen zu lassen – und das innerhalb von Minuten.

Welche Vorteile hat das Tool für Sie, aber auch Ihre Kunden?

Günther: Unsere Kunden können die Angebote selbst erstellen und haben dadurch eine enorme Zeitersparnis. Wenn also eine Person aus dem Vertrieb eines Unterlieferanten bei Daimler bei Verhandlungen ist, kann diese innerhalb von Minuten eine erste Schätzung abgeben, was der Knopf aus unserem Beispiel kosten wird.

Dadurch ergeben sich auch für uns Vorteile: Unsere Kolleginnen und Kollegen sitzen zwanzig bis dreißig Prozent ihrer Arbeitszeit daran, Angebote zu erstellen. Jetzt können sie dafür ebenfalls unser Tool nutzen. Natürlich fällt das Schreiben der Angebote dadurch nicht komplett weg. Aber unser langfristiges Ziel ist es schon, knapp achtzig Prozent der Angebote online zu erstellen. Außerdem können wir dadurch, dass auch wir Zeit und Aufwand mit dem Tool sparen, unsere Angebote schärfer kalkulieren – das hat wiederum Vorteile für unsere Kunden.

Ein weiterer Vorteil ist, dass wir das Tool relativ einfach übersetzen und somit internationalisieren können. So wird es dann auch in anderen Ländern, beispielsweise auf dem chinesischen Markt, einfach über die Suchmaschine gefunden. Damit können wir neue Märkte im Ausland erschließen.

Was war die Herausforderung bei der Entwicklung des Tools?

Günther: Zunächst war es eine interne Herausforderung, die Kolleginnen und Kollegen davon zu überzeugen, dass ein solches Konzept grundsätzlich funktionieren kann. Vielfach hieß es anfangs: „Das ist viel zu komplex, das wird niemals funktionieren!“ Denn im Tool gibt es selten einfache Ja- oder Nein-Antworten, sondern es ist ein komplexes dreidimensionales System, in dem viele Faktoren voneinander abhängen. Wir konnten diese technischen Hürden mit Hilfe des Startups Foxbase, der Kombination mit unserem Ressource Planning System (ERP) und der Fragesystematik, die die Kunden durch die Angebotserstellung lotst, lösen.

Gleichzeitig war unsere Randvorgabe immer, dass das System flexibel sein muss. Leider werden die Normen, nach denen wir arbeiten, teilweise jährlich aktualisiert, sodass wir relativ einfach Änderungen einpflegen können müssen. Denn wir können nicht auf der einen Seite Zeit mit dem Tool sparen, wenn wir bei der Systempflege auf der anderen Seite wieder Zeit verlieren.

Welche Ziele haben Sie für die Zukunft mit Ihrem Tool?

Günther: Was wir jetzt noch zeitnah umsetzen werden, ist die Anbindung des Tools an unser ERP-System. Wenn der Unterlieferant das Angebot erstellt, sollte er am besten nur noch auf einen Knopf drücken müssen, um den Prüfauftrag automatisch in unser System zu exportieren.

Langfristig und wenn sich das Tool rentiert werden wir das System mehr nutzen, denn dadurch können wir es automatisch und kontinuierlich verbessern. Wenn unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Tool täglich nutzen, erkennen sie Optimierungspotenziale und können die Kundenfreundlichkeit verbessern.

Unser Angebot wird kontinuierlich um mehr Vorschriften und Sprachen erweitert und vielleicht ist es in Zukunft möglich, diese Systematik mit neuen, digitalen Lieferketten, wie sie die Automobilindustrie mit dem Projekt Catena-X verfolgt, zu verknüpfen.